14/03/2023
Identité visuelle, Site web
Que vous soyez très expérimenté ou novice dans la gestion de projets web, il est crucial d’adopter une approche rigoureuse lors du choix des prestataires, des attentes en matière de prestation, de la planification et de la gestion du budget. Dans le cadre d’une création ou d’une refonte de site web, le cahier des charges jouera le rôle de fil conducteur pour l’ensemble du projet. Le succès ou l’échec de la mission en dépendra. Se précipiter dans l’espoir d’économiser du temps et de faire les choses rapidement et bien n’est jamais une stratégie gagnante.
La rédaction d’un cahier des charges garantit le bon déroulement de votre projet et augmente les chances d’obtenir un site web qui répond pleinement aux besoins de votre entreprise. En tant qu’agence de création de sites web, Visualz vous donne les conseils appropriés pour rédiger un cahier des charges détaillé et faciliter ainsi les échanges avec votre agence web !
Un cahier des charges de site web est un document qui sert de base et de feuille de route pour un projet de création ou de refonte de site internet. Il décrit le contexte, les objectifs, les éléments graphiques et fonctionnels attendus, les critères de sélection d’un prestataire, ainsi que le planning de ce projet. En résumé, un cahier des charges spécifie en premier lieu le périmètre fonctionnel de l’application. Autrement dit, il indique les fonctionnalités que le site web doit offrir et les résultats auxquels on peut s’attendre tant du point de vue de l’utilisateur que de l’administrateur.
On peut également y trouver des contraintes telles que le budget, les délais ou les exigences techniques, ainsi que d’autres détails du projet tels que l’équipe impliquée. Il est tout simplement indispensable pour mener à bien la création et la mise en ligne d’un site dans des conditions optimales, et c’est à lui que l’on se réfère constamment.
Le cahier des charges de site web joue un rôle central dans le projet et constitue son fil conducteur, tant avant, pendant que après la livraison du site. Il permet d’évaluer les attentes du client et ce qui est attendu du prestataire ou de l’équipe chargée de sa réalisation. Il existe de nombreuses raisons de rédiger un cahier des charges pour un projet web, voici les principales :
Il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans la création du site web aient une compréhension claire de ce qui se passe et des attentes du client. Le cahier des charges est un moyen de communiquer et de partager le même niveau d’information. Toutes les parties prenantes, telles que les porteurs de l’idée initiale (le client), les concepteurs graphiques et UX, les développeurs, les rédacteurs, les référenceurs, etc., doivent savoir quelles sont les attentes et les contraintes du site web. Disposer d’un document de référence garantit que l’information est accessible à tous, éliminant ainsi les suppositions ou les demandes répétées et chronophages d’informations entre les parties.
Les clients s’attendent à ce que les fonctionnalités et le design graphique correspondent à leurs attentes, aux besoins et au style de leur entreprise. Il est donc crucial que les concepteurs comprennent les fonctionnalités attendues et considérées comme importantes. Parfois, le prestataire, souvent une agence web, peut proposer des idées alternatives basées sur son expérience et son expertise pour atteindre les mêmes résultats. La discussion est une part essentielle de la construction du site web, et il est important que l’agence puisse confronter les idées et les retours d’expérience, par exemple pour gérer des attentes irréalistes. Présenter simplement une version finale du site sans discuter des raisons des modifications ou exclusions de fonctionnalités entraînera de la frustration et une insatisfaction client. En respectant le cahier des charges convenu, l’agence de création de site web s’assure de la satisfaction totale de son client.
La définition des caractéristiques du site permet de découper celui-ci en blocs pour le calcul des coûts et la répartition du temps. L’agence web dispose ainsi du budget et du calendrier nécessaires pour terminer le site web. Elle peut ainsi proposer un devis adéquat et établir un planning cohérent avec les attentes. Une simple estimation ne suffit pas, tant pour le client que pour l’agence web : un cahier des charges permet d’affiner les coûts et d’établir un rétroplanning. Le rétroplanning et le budget sont des éléments clés pour livrer le site dans les délais prévus, tout en contrôlant l’avancement du projet et les ressources à mobiliser.
Le cahier des charges d’un site web est idéalement rédigé par le donneur d’ordre, c’est-à-dire le client. En rédigeant ce document en interne, le client s’assure que tous les besoins, attentes vis-à-vis du prestataire et contraintes liées au projet sont clairement spécifiés. Idéalement, le cahier des charges devrait être rédigé en collaboration avec les responsables du projet en interne et les futurs interlocuteurs directs.
Cependant, il peut arriver que l’agence web choisie participe à l’élaboration du cahier des charges, en collaboration avec le client. Cela peut se faire dans le cadre d’un processus de discussion et de validation, en prenant en compte la faisabilité technique du projet et la maturité du client. Dans tous les cas, il est essentiel que le cahier des charges soit lu attentivement et validé par toutes les parties prenantes, tout comme un contrat.
Bien qu’il n’existe pas de normes strictes ou de mentions obligatoires pour un cahier des charges de site web, il est important d’inclure les éléments pertinents et essentiels pour le projet. Chaque cahier des charges peut varier en termes de structure et de contenu, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise cliente et des prestataires impliqués. Cependant, certaines rubriques sont généralement présentes dans la plupart des projets web. Voici quelques exemples :
Cette section fournit des informations générales qui servent d’introduction logique au cahier des charges. Il est important de décrire le métier, le secteur d’activité, les clients, la situation actuelle sur le marché, ainsi que les objectifs et la stratégie marketing de l’entreprise cliente. Ensuite, il convient de présenter le projet de création ou de refonte du site web, en expliquant les attentes du client vis-à-vis de cette nouveauté et le rôle que le site jouera dans l’activité de l’entreprise, ainsi que la cible visée.
Ne paniquez pas, rien n’est définitif à ce stade, il sera encore possible de faire évoluer l’arborescence, le menu de navigation principal ou le contenu de site au cours du projet. Cependant, avoir ce point de départ qui présente clairement l’architecture du site et l’articulation des pages web limite les risques d’oublier des éléments importants. Idéalement, cette étape répond à un travail stratégique et est validée par un expert en référencement naturel, après une étude de mots-clés.
Il est rare de simplement copier la structure actuelle de votre site web dans le cas d’une refonte. Profitez de la création d’un nouveau site web pour l’améliorer en profondeur. Ce changement pourrait apporter bien des avantages en termes de trafic et de conversion.
Dans cette partie du cahier des charges, on détaille toutes les attentes en termes de graphisme du site web et de l’ergonomie, la facilité avec laquelle les internautes naviguent sur un site. Un travail sur l’utilisabilité (UX) présente des avantages en termes de fidélisation, de temps de navigation, d’image de marque et surtout de conversion.
À la lecture de ce brief graphique, le prestataire doit commencer à comprendre ce qu’il est attendu du travail d’un webdesigner. Si vous disposez d’une charte graphique ou d’éléments graphiques pertinents, il est vivement conseillé de les joindre.
Le cahier des charges fonctionnel d’un site web vise à fournir une description claire et détaillée des différentes fonctionnalités du site et des possibilités qu’il offre aux utilisateurs. Il ne se limite pas aux éléments visibles par les visiteurs (galeries d’images, vidéos, formulaires de contact, etc.), mais englobe également les fonctionnalités importantes pour les gestionnaires du site dans l’interface d’administration du système de gestion de contenu (CMS) – le back-office. Voici quelques éléments à prendre en compte dans cette partie du cahier des charges :
L’accessibilité du Web consiste à créer des sites Web qui fonctionnent pour tout le monde, quels que soient la technologie, l’emplacement ou les capacités. Il existe des normes appelées «Web Content Accessibility Guidelines» (WCAG) qui ont été développées pour aider les développeurs Web à créer des sites Web plus accessibles.
Tous les sites Web doivent s’efforcer d’atteindre les plus hauts niveaux d’accessibilité, mais si vous avez des exigences spécifiques à ce sujet, décrivez-les dans le cadre de vos spécifications.
Les sites Web peuvent être consultés sur un large éventail d’appareils et de navigateurs. Il est important de savoir lesquels de ces navigateurs et appareils doivent être pris en charge, car leurs exigences techniques peuvent varier.
Certains prestataires proposent (et facturent) l’hébergement de site, mais les prix varient très largement en fonction des performances du serveur et le type de contrat souscrit auprès de l’hébergeur. Cependant, vous devez vous assurer que votre prestataire web choisit une solution d’hébergement de site web adapté à vos besoins.
La vitesse de chargement est un critère déterminant dans le référencement, la navigation et l’utilisabilité de votre site : exigez un serveur puissant et dédié à votre site, surtout s’il est transactionnel. De plus, si vous comptez avoir de nombreuses connexions simultanées, vous devriez aussi le mentionner.
Chaque projet de création de site ou de refonte de site est unique, les responsabilités de chaque tâche dépendent ainsi du projet. Or, l’un des problèmes les plus courants rencontrés sur une mission est la mauvaise répartition des tâches, ce qui entraîne du retard dans les projets.
L’exemple classique est celui qui ajoute de la production de contenu alors que ce n’était pas prévu. Souvent, les clients commandent des sites Web et supposent que la société web ajoutera tout le contenu. Ils reçoivent donc une coquille presque vide. Il est donc opportun de se pencher sur les demandes additionnelles qu’un prestataire peut prendre en charge et l’inclure dans le cahier des charges :
Une agence web comme Visualz peut vous accompagner dans l’ensemble de ces missions grâce à une équipe pluridisciplinaire et des spécialistes dans chaque métier du web.
Si vous disposez d’un budget maximal alloué au projet de création ou de refonte de site, il est recommandé de le préciser afin de ne pas perdre de temps avec des prestataires qui ne correspondent pas aux prévisions d’investissement. Vous pouvez également fournir des détails sur les devis de manière à obtenir des propositions adaptées.
Un autre aspect important concerne les différentes échéances du projet, qui permettent de convenir d’un planning commun et réduisent les risques de retard :
La rédaction d’un cahier des charges détaillé est un investissement précieux. Prendre le temps de définir les objectifs et le périmètre d’un projet, quelle que soit sa nature, permet de gagner du temps lors de sa réalisation. Le cahier des charges est le document de référence auquel tous les acteurs se réfèrent.
Il est impensable de construire une maison sans plan ni architecte. De même, développer ou refondre un site internet, qu’il s’agisse d’un site institutionnel ou d’un site e-commerce, même de quelques pages seulement, nécessite une réflexion préalable pour comprendre les attentes et les contraintes. Une fois ces aspects couverts, il est possible d’identifier les moyens nécessaires pour chaque point du projet.
Que vous envisagiez de faire un appel d’offres ou non, il est essentiel de rédiger un cahier des charges selon les bonnes pratiques. En tant qu’agence web, Visualz accompagne les entreprises et les organisations dans l’élaboration d’un cahier des charges détaillé et la réalisation de chaque projet web !
Rédigé par :
CEO de Visualz, je rédige des articles pour vous apprendre à générer plus de clients grâce au marketing digital
